Sekreterlikte yeni anlayış!

Sekreterlik hizmetine yeni soluk geldi. Uzak Sekreter ile çağrı yönetimiyle ilgili bir sekreterin yapabildiği her türlü işlem uzaktan canlı olarak yapılabiliyor.

SEKTÖRÜN İLK TEMSİLCİSİ

Uzun yıllar kurumsal firmalarda pazarlama alanında çalışan Öznur Kule ve bilgisayar mühendisi eşi Erkan Kule’nin kurduğu ‘Uzak Sekreter 3 yıldır faaliyetlerini sürdürüyor. Sektörün ilk temsilcisi olan Uzak Sekreter, hizmet kalitesi ve deneyimiyle tüm Türkiye’de hizmet vermeye devam ediyor. Uzak Sekreter’in kurucu ortağı Öznur Kule ‘Uzak Sekreteri’ şöyle özetliyor:

“Uzak sekreter adından da anlaşıldığı gibi en basit haliyle, sekreterlik hizmetinin uzaktan verilmesini ve ofis içinde bulunan bir sekreterin, çağrı yönetimiyle ilgili yapabildiği her türlü işlemin uzaktan canlı olarak yapılabilmesini sağlayan bir sistemdir.”

KAPSADIĞI ALANLAR NELER?

Sekreterlik hizmetinin kapsadığı alanlar hakkında da bilgi veren Kule, bünyelerinde çalışan sekreterlerin müşterilerinin tüm telefon trafiğini yönettiğini belirterek, notlarını almanın yanı sıra telefonlarını ofiste olmasalar bile cep telefonlarına bağlayabildiklerini, böylece de ofiste hiç kimse olmasa da tüm personelin ulaşılabilir olduğunu kaydetti. Uzak sekreterin ayrıca, müşteri adına rezervasyon yapabildiğine, randevu alabildiğine de değinen Kule “Bunlara ek olarak trafikteyseniz internetten yol durumuna bakıp size bildirebilir, hatta sizin adınıza istemiş olduğunuz kişileri arayıp size bağlayabilir” diye konuştu.

SİSTEM NASIL İŞLİYOR?

Kule, sistemin işleyişini ise şöyle anlattı: “Bizimle çalışmaya başlayacak müşterilerimize gönderdiğimiz bir formumuz mevcut. Bu form ile çağrıları karşılayacak sekreterlerimiz firma ile ilgili bilgileri, telefon bağlayacakları kişilerin iletişim bilgileri, hangi durumda kime bağlayacakları v.s. ediniyorlar. İlk birkaç günden sonra düzen oturuyor ve problemsiz yola devam ediliyor.

Müşterilerimizin kullandıkları sisteme göre, eğer santral kullanıyorlarsa dahililerini yönetip herkese ayrı ayrı aktarım yapabilmek için (müşterimiz tercih etmişse) özel gateway cihazlar kullanıyoruz, santral olmayan durumlarda da basit gateway cihazlar veya en basit hali ile telekom firmaları ile yaptığımız yönlendirmeler ile telefonu çalan müşterimizin, telefonunun kendi ofisimizde çalmasını sağlıyoruz. Müşterimiz eğer ofisdeyse ofis telefonundan, dışarıda ise ofis dışından kendisini arıyoruz, arayan bilgisini iletiyoruz, uygunsa bağlıyoruz, değilse arayan kişiye dönüp meşguliyeti bildiriyoruz.

GÜN SONU RAPORU İLE BİLGİLENDİRME…

Eğer müşterimizin ofisi mevcut değilse, partneri olduğumuz telekom firmaları aracılığı ile kendisine 0 212 / 0 216 / 0 312 / 0 850 gibi bakır kabloya bağlı olmayan ama arandığında sekreterimizin cevap verebileceği sanal numaralar temin ediyoruz.

Her gelen çağrımız ile ilgili çağrı bağlansa da bağlanmasa da bir çağrı kaydı sistemimizde açılıyor ve müşterimize bir mail gidiyor (Her personele ayrı da gönderebiliyoruz). Akşamlarıda topluca gün sonu raporu olarak tüm aramaların detayları müşterimize mail ile iletiliyor.”

ÖN ŞART YOK

Uzak Sekreter abonesi olmak için hiçbir ön şart bulunmadığını ifade eden Kule, neredeyse herkesin kullanabileceği bir hizmet verdiklerini sözlerine ekledi. Türkiye’nin tüm illerinden müşterileri olduğuna vurgu yapan Kule, “Henüz çok küçük bir dilim bu hizmeti kullanıyor bence. Türkiye’de tabela şirketlerini saymazsanız 100-300 bin arası şirket mevcut. Bunların yüzde 95’i bizim çalışamayacağımız özelliklerde ya sekretere ihtiyacı olmayacak kadar küçük ya da müşteri karşılama, danışma hizmet, ofis ikramı v.s. sebepler ile sekreter almak zorunda olan şirketler. Kalan yüzde 5’i ise 5 ila 15 bin şirket demek. Şu anda sektörün büyüklüğü bence bin müşteri bile değil” dedi.

HEDEF TÜRKİYE’DEKİ ŞİRKETLERİN YÜZDE 1’İ

Yatayda ve dikeyde yeni müşteriler ve satış kanalları ile genişlemek istediklerine değinen Kule, hedeflerinin Türkiye’deki şirketlerin yüzde 1’ine ulaşmak olduğunu söyledi.