İşverenler, özlük dosyasına dikkat!

İşverenlerin çalışanlarla ilgili en temel yükümlülüklerinden biri, her çalışan için bir özlük dosyası düzenlemektir. Uygulamada ise bu yükümlülük çoğu zaman “işe girerken mümkün olduğunca fazla belge toplamak” şeklinde anlaşılıyor. Kimlik fotokopisinden nüfus kayıt örneğine, kan grubu kartından adli sicil kaydına, aile bireylerinin kimlik bilgilerinden evlilik cüzdanına kadar uzanan oldukça geniş dosyalar hazırlanıyor.

4857 sayılı İş Kanunu’nun 75’inci maddesine göre işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanı sıra İş Kanunu ve diğer kanunlar gereğince düzenlenmesi gereken belge ve kayıtların saklanması gerekir. Ancak kanunda, bütün işyerleri ve bütün çalışanlar için geçerli, sınırlı ve tek tip bir belge listesi bulunmuyor. Dosyanın içeriği; yapılan işe, işyerinin tehlike sınıfına, çalışanın görevine, iş sözleşmesinin türüne ve özel mevzuattan doğan yükümlülüklere göre değişiyor.

Özlük dosyalarının oluşturulmasında yıllarca hâkim olan yaklaşım, ihtiyaç duyulabilecek bütün belgelerin önceden toplanmasıydı. Ancak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, bu alışkanlığın yeniden değerlendirilmesini gerektiriyor. Kişisel veriler belirli, açık ve meşru amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde işlenebilir.

Kimlik yeter mi?

İşverenin çalışanın kimlik bilgilerini bilmesi kuşkusuz gereklidir. Ancak kimlik bilgilerinin alınması ile çok sayıda resmî belgenin fotokopisinin saklanması aynı şey değildir. İşe giriş sağlık muayenesi, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında işverenin temel yükümlülükleri arasındadır. Bununla birlikte çalışanın sağlık verilerinin nasıl saklanacağı ayrıca önem taşır.

İnsan kaynakları biriminin eriştiği genel özlük dosyasında çalışanın bütün tahlilleri, teşhisleri ve ayrıntılı sağlık geçmişinin bulunması gerekli değildir.

Ayrıntılı kişisel sağlık dosyalarının işyeri hekimi tarafından, diğer özlük belgelerinden ayrı ve gizlilik içinde saklanması gerekir. Kan grubu bilgisi de sağlık verisidir. Görev veya iş sağlığı ve güvenliği bakımından somut bir ihtiyaç bulunmuyorsa rutin biçimde istenmemelidir.

Özlük dosyası yalnızca işe giriş belgelerinden oluşmaz. İş ilişkisi devam ettiği sürece oluşan pek çok kayıt da dosyaya eklenmelidir. Ücret bordroları ve ücret hesap pusulaları, banka ödeme kayıtları, yıllık izin belgeleri, yıllık izin kayıt belgesi, fazla çalışma onayları, çalışma süresi ve vardiya kayıtları bunların başında gelir. Bunların yanı sıra ücret artışı, görev veya unvan değişikliği, terfi, nakil, görevlendirme ve çalışma koşullarındaki esaslı değişikliklere ilişkin yazılı belgeler de dosyada bulunmalıdır.

İş sağlığı ve güvenliği eğitimleri, kişisel koruyucu donanım teslimleri, iş kazası tutanakları, SGK bildirimleri ve düzeltici faaliyet kayıtları da çalışma ilişkisi boyunca dosyaya eklenmesi gereken önemli belgelerdir.

Çalışan hakkında disiplin işlemi yapılması durumunda ise olay tespit tutanağı, savunma istemi, çalışanın savunması ve verilen karar bir bütün olarak saklanmalıdır.

İşten ayrılırken...

İşten ayrılış belgeleri de ayrılma şekline göre değişir. İstifa dilekçesi yalnızca istifa hâlinde, fesih bildirimi fesih yapılmışsa, kıdem ve ihbar tazminatı hesaplamaları ise çalışan bu haklara sahip olmuşsa dosyaya eklenir.

Her işten ayrılışta SGK işten ayrılış bildirgesi, ayrılma nedenini gösteren belge, son ücret ve kullanılmamış yıllık izin ücretine ilişkin hesaplamalar, banka ödeme kayıtları ve çalışma belgesi bulunmalıdır. İşverene ait araç, telefon, bilgisayar, kart ve diğer ekipmanların iadesi de yazılı olarak kayıt altına alınmalıdır.

İşten ayrılışta önem taşıyan bir diğer belge ibranamedir. Ancak iş sözleşmesinin sona erdiği gün imzalatılan ibraname geçerli değildir. Türk Borçlar Kanunu’na göre ibranamenin sözleşmenin sona ermesinden en az bir ay sonra düzenlenmesi; alacak türü ve miktarının açıkça belirtilmesi ve ödemenin eksiksiz olarak banka aracılığıyla yapılması gerekir.

Özlük dosyasının amacı çalışan hakkında mümkün olan en geniş arşivi oluşturmak değildir. Amaç; çalışma ilişkisinin hukuka uygun biçimde kurulduğunu, sürdürüldüğünü ve sona erdirildiğini gösteren gerekli kayıtları düzenli ve güvenli biçimde saklamaktır. Dolayısıyla, iyi yönetilen özlük dosyası, en fazla belgeyi içeren dosya değil; gerekli belgelerin doğru zamanda eklendiği, gereksiz bilgilerin toplanmadığı, özel nitelikli verilerin ayrıca korunduğu ve saklama süresi sona eren kayıtların usulüne uygun biçimde imha edildiği dosyadır.